5 DICAS PARA COMEÇAR A GERENCIAR VIAGENS

Saiba como é possível facilitar o gerenciamento de viagens com essas cinco dicas de como começar a gerenciar viagens.

13/01/2022

Nas empresas, os colaboradores responsáveis pelo gerenciamento de viagens sabem que dominar essa atividade não é algo tão simples. É preciso conhecer muito bem o sistema de gestão de viagens, contar com ferramentas úteis e ter todo o conhecimento que essa área exige. Portanto, gerenciar viagens é algo que demanda tempo e dedicação. Mas todas essas tarefas podem se tornar mais fácil com alguns truques. Por isso, neste artigo explicaremos 5 dicas para começar a gerenciar viagens, para que possam tornar todo esses processos muito mais fácil e simples. Acompanhe!

Quem é o gerente de viagens?

Entenda o que é um gerente de viagens e quais são as suas principais atividades. Também chamado de travel manager ou gestor de viagens, esse é o profissional responsável por elaborar a política de viagens, gerenciar todo o processo de viagens, homologar fornecedores e cuidar do bem-estar dos colaboradores em viagem a trabalho. Ele tem o papel de manter o controle orçamentário destinado às viagens corporativas e garantir que o colaborador tenha tudo que precisa em sua viagem. São muitas as responsabilidades de um gestor de viagens. Por isso, esse é um dos profissionais mais importantes em todo o processo de viagem em uma empresa.

1 – Conheça os objetivos das viagens da sua empresa

O primeiro passo para realizar uma gestão de viagens corporativas é saber quais são os objetivos das viagens da sua empresa. Para planejar uma viagem corretamente, é preciso entender esse objetivo.

As viagens corporativas podem ser realizadas com diversos objetivos diferentes, como abrir uma filial em outra cidade ou estado, contratar um novo fornecedor, aproveitar alguma oportunidade para a empresa, participar de eventos importantes para o setor, entre outros.

Cada objetivo de viagem exige um tipo de planejamento diferente. Por isso, é fundamental que a gestão esteja a par de todos os objetivos para planejar tudo corretamente.

2 – Esteja ciente dos trechos mais comuns e acordos existentes

Outra coisa muito importante para o sucesso de uma viagem é que o gestor esteja ciente dos trechos mais comuns e acordos existentes. Saber essas informações possibilitará planejar a viagem da melhor forma possível, com a escolha certa do hotel, do meio de transporte, dos serviços que possibilitam garantir o bem-estar do colaborador e, principalmente, economia para a empresa. É fundamental saber de tudo isso desde o início para que o orçamento destinado à viagem seja bem utilizado com a consciência de que está fazendo o melhor negócio.

3 – Quem viaja

Conhecer quem viaja também é outra dica importante para tornar a gestão de viagens corporativas muito mais fácil. Além disso, saber quem são os colaboradores em viagem permite tornar esse processo mais tranquilo e adequado para cada um. Sabemos que cada pessoa possui necessidades diferentes, o que inclui preferências, culturas, crenças, entre outras coisas. E é importante respeitar essas diferenças, pois isso mostra que a empresa se preocupa com o bem-estar do colaborador e com a diversidade. Além disso, é importante que o gestor trabalhe junto com o colaborador. A ideia é que a viagem possibilite alcançar o objetivo pretendido, por isso, todos devem estar alinhados ao mesmo conceito.

4 – Estude a política de viagens

O que define uma viagem de sucesso não é só o planejamento realizado pelo gestor, mas também o estudo da política de viagens e implementação do que já foi definido previamente. A política de viagens é um dos principais parâmetros para realizar todo o planejamento da viagem. É ela que define como o gestor deverá planejar a viagem do colaborador e também dá as diretrizes para que os viajantes saibam o que pode ser reembolsado ou não. Portanto, é um documento que possui uma grande importância em todo o processo de gerenciamento de viagens corporativas.

5 – Não deixe de perguntar e pedir ajuda a quem já viaja

Se você quer planejar uma viagem com sucesso, não deixe de consultar a parte mais importante da viagem corporativa, que é o viajante. Ter ajuda para realizar o planejamento também é algo essencial, principalmente se for de alguém que estará por dentro de todos os detalhes da viagem, como é o caso do colaborador.

É responsabilidade dele executar o objetivo de viagem conforme a estratégia passada. Por isso, o colaborador poderá dar detalhes ao gestor sobre o que pode tornar esse processo mais fácil. Por isso, o planejamento de viagens deve ser sempre um trabalho em conjunto, tanto do gestor quanto do colaborador.

A Congetur é uma agencia de viagens corporativas com consultoria e assessoria em gestão e política de viagens corporativas. Acreditamos, assim, proporcionar a você e a sua empresa condições favoráveis para realizar viagens de negócios seguras e produtivas.

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